Viestintäsuunnitelma

Viestintä on tärkeä osa yrityksen toimintaa ja siihen nojaavat osaltaan niin myynti kuin markkinointikin. Viestintään kannattaa siis satsata – hyvä tapa viestinnän haasteiden taklaamiseen on viestintäsuunnitelman laatiminen.  Viestintäsuunnitelman tekeminen auttaa paitsi hahmottamaan kokonaisuuden, myös kirkastamaan ne tavoitteet, joita kohti yrityksesi on matkalla. Hyvin rakennettu viestintäsuunnitelma on työkalu, joka tuo viestintään tehokkuutta ja luo raamit päivittäiselle tekemiselle.

Mikä on viestintäsuunnitelma

Oletko miettinyt, millaisena yrityksesi toiminta tai tarjoamanne palvelut näyttäytyvät omalle henkilöstölle, asiakkaille, suurelle yleisölle, yhteistyökumppaneille tai muille sidosryhmille? Viestintä on tärkeä palanen minkä tahansa yrityksen toimintaa, ja siihen tukeutuvat niin yrityksesi myynti kuin markkinointikin.

Viestintäsuunnitelman laatiminen on hyvä keino varmistaa, että yrityksesi kulkee haluttuun suuntaan. Viestintäsuunnitelma onkin ennen kaikkea työkalu, joka antaa suuntaviivat yrityksesi konkreettiselle viestintätyölle. Hyvä viestintäsuunnitelma on tukena ja ohjenuorana kaikessa yrityksen viestintä- ja markkinointitoimissa ja se auttaa sinua hahmottamaan viestinnän kokonaisuutena. Viestintäsuunnitelmaan panostaminen kannattaa, sillä parhaimmillaan se tekee viestinnästä tehokkaampaa.

Suunnitelmallinen viestintä on tärkeää kaikille organisaatiolle, olipa kyseessä sitten pieni yritys tai suuri yhtiö. Kulutamme suuren osan päivästämme erilaisten viestimien parissa ja siksi onkin hyvä huomata, että viestintä ei ole erillinen osa yrityksenkään toimintaa vaan kaikkeen heijastuva kokonaisuus. Ennen kuin alat laatia viestintäsuunnitelmaa, sinulla on oltava selkeä käsitys tavoitteistasi. Mitä yrität saavuttaa? Kun tiedät sen, voit alkaa miettiä, miten saat viestisi parhaiten perille. Viestintäsuunnitelman tulisi kertoa, mitä haluat sanoa, kenelle haluat sanoa sen ja miten aiot sanoa sen. Ketkä ovat kohdeyleisöäsi? Millainen sisältö heihin puree tai millaisiin viesteihin he reagoivat? Mikä väline tavoittaa heidät tehokkaimmin?

Viestintäsuunnitelmassa on hyvä ottaa huomioon myös käytettävissä olevat resurssit. On hyvä muistaa, että ei kannata käyttää kuukausia monimutkaisen multimediakampanjan kehittämiseen, jos sinulla ei ole budjettia sen toteuttamiseen. Pidä asiat yksinkertaisina ja keskity siihen, mitä voit realistisesti saavuttaa käytettävissä olevilla resursseilla.

Kannattaa muistaa myös varmistaa, että laatimasi viestintäsuunnitelma on joustava ja mukautuva.  Asiat muuttuvat, ja uusia mahdollisuuksia tai haasteita syntyy matkan varrella. Ole valmis muuttamaan kurssia tarvittaessa ja ole aina avoin uusille ideoille. Tärkeintä on, että yritykselläsi on suunnitelma ja että arvioit jatkuvasti sen tehokkuutta, jotta voit tarvittaessa tehdä muutoksia.

Mitä eroa on viestintästrategialla ja viestintäsuunnitelmalla

Viestintästrategia ammentaa yrityksesi liiketoiminnan strategiasta ja siinä määritellään, millaista vaikuttavuutta viestinnällä haetaan. Viestintästrategia siis nitoo yhteen, millaista viestintää yrityksesi haluaa tehdä ja mihin viestinnällä pyritään. Viestintäsuunnitelmaan puolestaan taas kootaan ne konkreettiset toimet, joiden avulla strategiassa määriteltyjä asioita lähdetään tavoittelemaan. Viestintäsuunnitelma sisältää useimmiten muun muassa yrityksesi keskeiset viestit, kanavat ja käytännön tehtävien roolitukset.

Viestintästrategia on siis viestinnän suunnannäyttäjä, joka kertoo tiiviissä paketissa päälinjat yrityksen viestinnälle. Huolellisesti laadittu strategia on kuin ohjekirja, johon yrityksesi viestintätyön tekijät voivat tukeutua. Viestintästrategiassa avataan ainakin viestinnän tavoitteet ja nykytila sekä tärkeimmät kohderyhmät, mutta toimenpiteet ja käytännön tehtävät linjataan viestintäsuunnitelmassa. Strategiassa tuodaan usein esiin myös mittarit, joilla viestinnän vaikuttavuutta voidaan mitata ja sen onnistumista arvioida. Viestintästrategiassa voidaan huomioida myös viestintään liittyvät riskit, sillä usein niihin kompastuminen on helpompi välttää, kun ne on tunnistettu.

Yksinkertaistettuna viestintästrategian tulisi vastata ainakin muutamaan kysymykseen – miksi viestitään, kenelle viestitään ja miten viestitään? Viestintäsuunnitelmassa sitten vastataan konkreettisemmin kysymyksiin siitä, mitä viestitään, missä viestitään ja milloin viestitään.

Millainen on hyvä viestintäsuunnitelma

Hyvä viestintäsuunnitelma nojaa tiukasti yrityksesi viestintästrategiaan. Ellei viestintästrategiaa ole, tulisi viestintäsuunnitelman vastata osaltaan myös strategisiin kysymyksiin. Viestintäsuunnitelma pitää kaikki viestinnän parissa tavalla tai toisella työskentelevät henkilöt samalla sivulla, auttaa välttämään väärinkäsityksiä ja varmistaa, että valitsemanne viestit välitetään oikeissa kanavissa ja oikeaan aikaan. Viestintäsuunnitelman voi tehdä toimintakaudeksi, kalenterivuodeksi tai vaikka muutamaksi vuodeksi kerrallaan, tässäkin yrityksesi tarpeet ovat ratkaisevassa roolissa.

Huolellisesti laadittu viestintäsuunnitelma on tiekartta, jonka avulla viestisi tavoittaa yleisösi. Harkitun viestintäsuunnitelman avulla voit varmistaa, että viestisi on varmasti selkeä, johdonmukainen ja suunnattu oikealle yleisölle. Hyvä viestintäsuunnitelma helpottaa päivittäisen työn tekemistä ja siitä voi tarkistaa, mihin suuntaan yrityksesi olikaan menossa.

Yrityksestäsi kertovat sisällöt niin sosiaalisessa mediassa kuin omilla verkkosivuillannekin ovat luonnollisesti tärkeässä roolissa viestinnän onnistumisessa. Yrityksen pääviestien ideoimiseen ja sopivan äänensävyn valintaan kannattaakin käyttää aikaa, ja ne on hyvä kirjata myös viestintäsuunnitelmaan. Pääviestien tulisi olla selkeitä ja ytimekkäitä, ja niiden tulisi olla helposti ymmärrettäviä. Kun mietit pääviestejäsi, pidä mielessä, että vähemmän on enemmän. Lyhyeen viestiin ei kannata sisällyttää liikaa tietoa tai yrittää olla nokkela, mikäli sisällön laatu tai uskottavuus siitä kärsivät.

Hyvä viestintäsuunnitelma on selkeä ja jäsennelty kokonaisuus, johon on helppo tarttua. Viestintäsuunnitelmaa voi tarvittaessa täydentää myös julkaisukalenterilla tai vuosikellolla, jotka omalta osaltaan pitävät huolen siitä, että kaikki tärkeimmät viestit ja sisällöt saadaan oikeaan aikaan maailmalle.

Viestintäsuunnitelman runko

Viestintäsuunnitelman laatimiseen on monia eri tapoja ja onkin hyvä muistaa, että yhtä oikeaa mallia ei ole olemassa. Viestintäsuunnitelma räätälöidään aina juuri yrityksesi tarpeen ja tilanteen mukaan, mutta kaikissa hyvissä suunnitelmissa on joitakin yhteisiä elementtejä.

Määrittele selkeät tavoitteet viestinnälle

Ensimmäinen askel hyvän viestintäsuunnitelman laatimisessa on tavoitteiden määrittäminen. Mitkä ovat viestinnän päämäärät ja tavoitteet? Mitä toivot saavuttavasi?  Mitä haluat viestiä ja miksi ? Kun ymmärrät tavoitteesi, voit siirtyä suunnittelemaan, miten ne parhaiten saavutetaan.

Tunnista yleisösi

Kenelle sinun on viestittävä? Yleisösi voi olla joko yrityksen sisäinen tai ulkoinen. Kun ymmärrät, puhutko työntekijöillesi, asiakkaillesi, toimittajille, sijoittajille vai tiedotusvälineille, viestin laatiminen on helpompaa. On siis tärkeää ymmärtää, kuka on yleisösi, jotta voit räätälöidä viestisi sen mukaisesti. Esimerkiksi tapa, jolla omille työntekijöille viestitään, on erilainen kuin tapa, jolla viestitään asiakkaille. Varmista, että kaikki kohderyhmänne on kartoitettu, sillä tämä auttaa määrittämään millaista tietoa kenellekin tarvitaan.

Valitse viestintäkanavasi huolella

Käytettävissäsi on monia erilaisia viestintäkanavia, mitä kanavia aiot käyttää yrityksesi viestintään? Teetkö sähköpostimarkkinointia, panostatko digitaaliseen markkinointiin, luotatko printtiin tai järjestätkö tapahtumia? Voisiko podcast, blogi tai vaikka video toimia? Mikä rooli on yrityksesi verkkosivuilla ja sosiaalisen median kanavilla? Mieti, mikä sopii parhaiten yleisöllesi ja viestillesi. Valitse kanavat, joilla tavoitat kohdeyleisösi todennäköisimmin tehokkaasti.

Satsaa toimiviin pääviesteihin

Mitkä asiat sinun on saatava perille, jotta viestinnällä  päästään tavoitteisiin? Nämä voivat olla keskeisiä viestejä tuotteistasi tai palveluistasi, muutoksia yrityksen toimintalinjoissa tai mitä tahansa muuta sellaista, josta kohderyhmäsi on tärkeää tietää. Kun olet kehittänyt joitakin avainviestejä, mieti, miten voit parhaiten viestiä niistä valitsemiesi kanavien avulla.

Ajoitus viimeistelee toimivat viestit

Milloin sinun on viestittävä ja kuinka usein? Onko olemassa tietty aikataulu, jota on noudatettava? Varmista, että viestintäsi on oikea-aikaista ja että se on linjassa mahdollisten määräaikojen kanssa.

Selkeät roolitukset ja vastuualueet helpottavat viestintäsuunnitelman toteuttamista

Kuka vastaa viestintäsuunnitelmassa määritellyistä tehtävistä? Tämä on tärkeää, jotta kaikki tietävät oman roolinsa ja sen, mitä heidän on tehtävä suunnitelman onnistumiseksi.

Mittareiden seuraaminen palkitaan

Mistä tiedätte, onko viestintäsuunnitelma ja sen määritelmät konkreettiset toimet ovat onnistuneet? Varmista, että määrittelet etukäteen joitakin mittareita, jotta voit seurata edistymistä ja tunnistaa alueet, joilla tarvitaan parannuksia.

 

Näihin kysymyksiin vastaamalla olet jo askeleen lähempänä omaa viestintäsuunnitelmaasi. Viestintäsuunnitelman valmistuminen on iso juttu, mutta kannattaa myös muistaa, että siitä se työ sitten vasta oikeastaan alkaa – onneksi hyvin suunniteltu on jo puoliksi tehty!

Ota yhteyttä