Myynnin automaatio B2B-yrityksessä – Näin vapautat myynnin aikaa laadukkaisiin asiakaskohtaamisiin

Tutkimusten mukaan vain noin 35 % myyjien ajasta ohjautuu suoraan myyntiin liittyviin toimenpiteisiin, kuten tapaamisiin (Forbes). Suurimpia aikasyöppöjä ovat mm. sähköpostien kirjoittaminen, yritysten ja kontaktien tietojen syöttäminen, muistiinpanojen kirjaaminen, prospektointi, myynnin vaiheiden kirjaamiset (usein Excel tai ERP) sekä tapaamisten sopiminen. Toisin sanoen pahimmillaan valtaosa myyjän ajasta kuluu sellaisiin toimenpiteisiin, jotka eivät näy suoraan myyntinä. Mitä tämä käytännössä tarkoittaa? 

Luonnollisesti suurin vaikutus on se, että myyntijohtaja ei saa omasta myyntitiimistään parasta irti, kun myyjät käyttävät suurimman osan päivästään muun kuin päätehtävänsä parissa. Myyntitiimin on mahdotonta saada kasvatettua yrityksen myyntiä tavoitteiden mukaisesti, mikäli he eivät saa tukea hallinnollisiin tehtäviin ja muihin toistuviin rutiineihin. Kun tuloksiin ei päästä, yrityksen menestys laantuu ja pahimmassa tapauksessa myyntitiimin motivaatio laskee. Valitettavan usein yritykset joutuvat tähän kierteeseen tai yrittävät paikata ongelmaa yritykselle sopimattomilla työkaluilla ja prosesseilla. 

HubSpot CRM:n avulla automatisoit myynnin toistuvat rutiinit ja vapautat myyntitiimille aikaa myyntiin 

Tämän ongelman ratkaiseminen on yksi myyntijohtajan tärkeimmistä tehtävistä. Suurin osa aikaa vievistä askeleista ja toiminnallisuuksista on kuitenkin onneksi automatisoitavissa oikean modernin CRM-järjestelmän avulla, kuten HubSpot. Kuinka tämä onnistuu käytännössä? Miten myynnin automaatiot B2B-yrityksessä vapauttavat myynnin aikaa laadukkaisiin asiakaskohtaamisiin? 

Sales Pipeline – B2B-myynnin seuranta tehty helpoksi 

Myynnin seuranta ja ennustaminen ovat yksi myyntijohtajan tärkeimmistä työkaluista sekä mittareista. Valitettavan usein myyntijohtajalla ja toisaalta myyntitiimillä ei ole käytössä mitään järkevää työkalua myynnin seurantaan vaan erilaiset myyntitapahtumat ja vaiheet löytyvät jostain Excel-tiedostojen syövereistä. Tämä vaikeuttaa myyntitiimin omaa hallintaa ja tuo ison riskin siihen, että jotain tietoa pääsee katoamaan tai unohtumaan. Myyntijohtajan näkökulmasta taas seuranta ja ennustaminen ovat hyvin vaikeaa, koska tieto perustuu hyvin vaikeasti tulkittavissa olevana Excel-tietoon, joka on vielä usein koottuna useille eri sivuille. 

HubSpot CRM-järjestelmästä löytyy myynnin seurantaankin työkalut: Sales Pipelinen. Tämän avulla yritys voi rakentaa oman myyntiprosessinsa selkään näkymään vaiheistettuna eri myynnin vaiheisiin. Tämän avulla eri myyntikohteiden seuranta on helppoa niin yksittäiselle myyjälle kuin myyntijohtajallekin.  

Mikäli käytössä on myös HubSpotin myynnin automaation työkalut, niin erilaiset myyntivaiheiden muutoksetkin on mahdollista automatisoida ja samalla myyjille pystytään rakentamaan erilaisia automaattisia muistutuksia, kuten huomautuksia pian vanhenevista tarjouksista.  

HubSpot Templates – Toistuvat sähköpostipohjat myynnin käyttöön 

Myyntityöhön kuuluu hyvin paljon sähköpostiviestin kirjoittamista ja lähettämistä. Usein myös myyjät lähettävät hyvin samankaltaisia ja toistuvia sähköpostiviestejä, jotka joudutaan kuitenkin kirjoittamaan tapauskohtaisesti aina uudelleen ja uudelleen. HubSpot CRM-järjestelmästä löytyy kuitenkin apua ja automaatioita myös tähän Templates -työkalun muodossa. 

HubSpotin Templates työkalun avulla käyttäjät voivat rakentaa toistuvista sähköpostiviesteistä valmiita sähköpostipohjia, joita voi sitten ottaa helposti käyttöön joko HubSpotin sisältä lähteviin sähköpostiviesteihin tai sähköpostityökalusta (Outlook ja Gmail) lähteviin viesteihin. 

Esimerkiksi toistuva ensimmäisen liidin kanssa pidetyn tapaamisen jälkeen lähtevä valmis pohja saadaan rakennettua valmiiksi, jolloin voidaan säästää aikaa sekä varmistaa yhteneväinen viestintälinja koko myyntitiimille.  

Sovi tapaamiset automaattisesti 

Lähes kaikki voivat samaistua siihen yleiseen ongelmaan, että ehdotetaan vastapuolelle kolme eri tapaamisaikaa ja jäädään odottamaan vastausta. Sitten kun vastaus lopulta viiveen jälkeen saadaan, niin huomataan, että kyseinen aika olikin jo varattu ja aloitetaan sama prosessi alusta. Tämäkin vaihe on mahdollista automatisoida HubSpotin työkalujen avulla. 

HubSpotista löytyy Meetings -työkalu, jonka avulla HubSpotin käyttäjät voivat rakentaa oman tapaamislinkin, jonka voi sitten toimittaa liideille ja asiakkaille. Sieltä vastapuoli voi varata juuri heille sopivan palaveriajan ja vältytään ehdotuksien vaihtamiselta. Kalenterit ovat suoraan synkronoituna myyjän omaan kalenteriin, jolloin siellä näkyy vain oikeasti vapaat ajat varattavina. Lisäksi HubSpottiin voidaan integroida esimerkiksi Microsoft Teams, jolloin etätapaamisen linkitkin lähtevät molemmille osallistujille automaattisesti. 

Automaattiset aktiviteettien merkitsemiset 

Myyntijohtajaa kiinnostaa usein oman tiimin aktiivisuus, eli tapaamisten määrä, soitetut puhelut ja lähetetyt sähköpostit. Myös myyjä itse on kiinnostunut omasta ajankäytöstään ja myyntiputkestaan. Kyseisten tietojen seuraaminen helpottaa omaa ajankäyttöä, mutta tietojen merkitsemiseen kuluu valtaosa myyjän ajasta. HubSpot CRM:n avulla voit automatisoida myös nämä prosessit. 

Järjestelmän mukana saat ilmaiset integraatiot niin sähköpostityökaluihin kuin puhelimiin. Työkalujen avulla kaikki soitetut sekä vastaanotetut puhelut ja lähetetyt sähköpostit tallentuvat suoraan CRM-järjestelmään muistiinpanojen kera. HubSpotiin jää aktiviteeteista merkintä, joten esimerkiksi puheluun liitetty muistiinpano on helppo tarkistaa ennen palaveria tai tarjousta tehdessä. Tiedot ovat nähtävissä myös muille, joten kaikki asiakkuuteen liittyvät henkilöt pysyvät informoituina. 

Voit integroida HubSpotiin ilmaiseksi kalenterisi, jolloin saat siirrettyä tapaamiset näkyviin asiakkaan tietoihin. Tarvittaesa kalenterikutsut ja sähköpostit voi lähettää suoraan HubSpotin työkalulla. 

Henkilökohtaiset sähköpostiautomaatiot 

HubSpot tarjoaa markkinointitiimille kattavat eväät monipuoliseen markkinointiautomaatioon, mutta myös myyntitiimille on saatavilla oma sähköpostiautomaatio. HubSpot Sequences -työkalun avulla myyntitiimille voidaan rakentaa omia personoituja automaatiokampanjoita, jolloin myyjien ei tarvitse itse luoda jokaista toistuvaa sähköpostiviestiä ja -ketjua joka kerta uudelleen. Riittää, kun käynnistää oman workflown ja valitsee halutut kontaktit mukaan. Sequencet saa toimimaan myös automaattisesti, jolloin sähköpostit lähtevät ilman myyjän reagointia. Näin esimerkiksi kiitosviestit tapaamisista tai muistutusviestit annetuista deadlineista saa lähtemään automaattisesti.  

HubSpot tarjoaa myyjille mahdollisuuden seurata, miten kontakteille lähetettyihin sähköposteihin reagoidaan. Track email -ominaisuudella myyjä saa ilmoituksen, kun vastaanottaja on lukenut tietyn sähköpostin. 

Asiakasluokittelu 

Asiakasluokittelu on hyvä esimerkki alihyödynnetystä mahdollisuudesta vauhdittaa myynnin kasvua. Perinteisesti yritys luokittelee omat asiakkaansa ABC-tyylillä ja malli perustuu useimmiten asiakkaan historiallisiin ostoihin. Tämä kaava jättää kokonaan avoimeksi tulevaisuuden potentiaalin. Kun asiakkaat luokitellaan nykytilanteen lisäksi potentiaalinsa osalta, saadaan mielenkiintoisia asioita aikaan. Myynnin automaatio pystyy esimerkiksi tarjoamaan myyjälle listan nykytilanteen osalta C-asiakkaista, joilla olisi potentiaalia olla A-asiakkaita. Tällöin myyjä pystyy keskittymään ajankäyttönsä kasvun kannalta hedelmällisimpiin asiakkuuksiin. 

Parhaimmillaan myynnin automaatio auttaa myyjien ajankäytössä jo liidivaiheessa. Modernissa CRM:ssä on mahdollisuus hyödyntää jopa tekoälyä liidien pisteytykseen. Kun markkinoinnin ja myynnin työkalut ovat yhden järjestelmän alla, pystyy myynnin automaatio tekoälyn avulla laskemaan liidille todennäköisyyden päätyä kaupaksi jo potentiaalisen asiakkaan täytettyä esimerkiksi ensimmäisen lomakkeen verkkosivuillamme. 

Automatisoi ostopolun alkuvaiheen asiakaskohtaamiset HubSpot Chatbotin avulla 

Viimeinen mahdollisuus on automatisoida ostopolun alkuvaiheen asiakaskohtaamisia tai automatisoida suoraviivaisempia ostopolkuja. Tällöin myyntitiimi voi keskittyä vaativampiin (usein myös euroissa isompiin) ja lähempänä ostovaihetta oleviin caseihin. 

Erilaiset Chatbotit ovat hyvä esimerkki alkuvaiheen asiakaskohtaamisten automatisoinnista. B2B-yritysten asiakaskunta on päivä päivältä tottuneempi käyttämään tämän tyylisiä ratkaisuja ollessaan tekemässä hankintoja. Hankinnan alkuvaiheen ensimmäiset kartoituskyselyt on helpompi tehdä alkuvaiheessa avuliaan (toki botti pitää olla hyvinkin osaava ja hyvin rakennettu) Chatbotin kanssa kuin olla suoraan yhteydessä johonkin henkilöön ja myyjään.