HubSpot Sales Hub – Näin automatisoit myynnin prosesseja HubSpot CRM:n avulla
HubSpot Sales Hub on HubSpot CRM -järjestelmästä löytyvä myynnin hallinnan kokonaisuus, jossa on kaikki tärkeimmät työkalut myynnin hallintaan, seurantaan ja raportointiin. HubSpotin Sales Hub kulkee käsi kädessä muiden Hubien kanssa ja on erityisen tärkeässä asemassa varsinkin CRM Hubin kanssa. Lisäksi tiedot HubSpotin Sales Hubin sisällä ovat liitännäisiä myös kaikkiin muihin Hubeihin (Marketing Hub, Service Hub, CMS Hub ja Operations Hub). Myyntidataa voidaan siis hyödyntää kaikessa muussakin tekemisessä, kuten esimerkiksi markkinoinnin automaatioiden käynnistävinä tekijöinä eli triggereinä!
HubSpotin Sales Hub kokonaisuus tarjoaa käyttäjilleen ison nipun työkaluja
- Deals – myynnin hallintaan ja seurantaan
- Forecast – raportointiin ja ennustamiseen
- Tasks – sisäisiin tehtäväjonoihin
- Documents – sisäisten dokumenttien hallintaan ja seuraamiseen
- Meetings – helppoon tapaamisten sopimiseen
- Quotes – sähköiseen tarjoushallintaan
HubSpot Deals -työkalu tekee myynnin hallinnan helpoksi ja automatisoiduksi
HubSpotin Sales Hubin ehkä tärkein työkalu on Deals-valikosta löytyvä Sales Pipeline. HubSpotin Sales Pipeline on myynnin vaiheistettuun hallintaan ja seurantaan tarkoitettu työkalu, johon voidaan rakentaa täysin kustomoitu myynnin seurannan näkymä. Näkymä eri vaiheineen on mahdollista rakentaa yrityksen omien tarpeiden mukaisesti. Näin Sales Hubin myynnin seuranta todella palvelee yrityksen tarpeita, eikä tarvitse tyytyä oletusmalliseen seurantaan. Myynnin pipelineja voi olla myöskin useampi, jolloin eri liiketoiminnoille voi olla omat näkymät.
Sales Pipelinella eli myynnin seurantanäkymällä voi olla useita vaiheita, jolloin myyntiseurannan kesto on täysin yrityksestä riippuvaista. Eteneminen voi olla suoraviivainen: Asiakkaan yhteydenotto / Myyntiliidi – Tapaaminen pidetty – Tarjous lähetetty – Voitettu kauppa / Hävitty kauppa tai paljon tätä laajempi. Sales Pipelinen ajatuksena on tarjota työkalu niin yksittäiselle myyjälle kuin myyntijohtajallekin. Myyntitiimin henkilöt voivat seurata myyntiprojektiensa etenemistä suodatettuna omien projektien osalta. Myyjä pystyy helposti näkemään mihin myyntiprojekteihin ja tarjouksiin tulisi seuraavaksi kiinnittää huomiota. Samalla myyjä näkee oman kehityksensä ja esimerkiksi kuukausittaisen tarjouskantansa sekä voitettujen kauppojen määrän ja niiden euromääräisen arvon.
Myyntijohtajalle HubSpotin Sales Hubin myyntiseurantanäkymä tarjoaa mahdollisuuden seurata myyntiä ja tarjouskantaa läpinäkyvästi. Myyntijohtaja näkee suoraan koko myyntitiiminsä tilanteen ja edistymisen, jolloin pystytään helposti seuraamaan yrityskohtaista sekä myyjä- tai myyntitiimikohtaista tilannetta. Jos myyntiseurantaa tehdään esimerkiksi ERP-järjestelmän avulla, kaikki ennustaminen tehdään usein lähettyihin tarjouksiin ja voitettuihin kauppoihin perustuen ja myyntitiimin muut keskustelut jäävät pimentoon. Sales Hubin työkaluilla myyntijohtajan päätöksenteko ja ennustaminen helpottuu.
Sales Hubin myyntiseuranta mahdollistaa myös erilaisia muistutuksia ja automaatioita. Yhdistämällä Sales Pipelinen yhteen HubSpotin Workflows-työkaluun myyntitiimin edustajille voidaan tuoda työtä helpottavia automaatioita. Esimerkiksi vanhenevista tarjouksista saadaan lähtemään automaattisia muistutuksia eli tehtäviä oikealle myyjälle, jolloin tarjousten vanhenemisen ja unohtamisen riski pienenee huomattavasti. Sen lisäksi myyntikohteille kirjattavien tietojen täydentämisestä voidaan rakentaa automaatioita, jolloin myyntiseurannan tarkkuuttakin saadaan parannettua.
Myyjät voivat lisätä HubSpotin Sales Hubin myynninseurantatyökalulle uusia seurattavia myyntikohteita helposti itse, mutta erilaisten automaatioiden avulla myyntiprojekteja saadaan syntymään järjestelmään myös täysin automaattisesti. Esimerkiksi HubSpotin Forms- ja Workflows-työkalujen avulla verkkosivustolta mahdollisesti löytyvän tarjouspyyntölomakkeen kautta saadut yhteydenotot saadaan automaattisesti myyntiseurannan kohteeksi! Samalla mahdollisesta uudesta kontaktista ja yrityksestä syntyy myös automaattisesti uudet asiakastiedot HubSpotin CRM-järjestelmään.
Mitä hyötyä HubSpotin Sales Pipelinesta on?
- Tarjouskanta on helposti nähtävillä
- Tiedetään mitä myyntikohteita myyntitiimin eri jäsenet edistävät
- Myyjät voivat seurata omaa työlistaa, etenemistä ja onnistumisia
- Myyjät näkevät tulevat deadlinet myyntiprojektien osalta
- Myynnin reaaliaikainen ennustaminen
HubSpot Sales Hubin sähköinen tarjoushallinta koostaa tarjoushallinnan yhteen järjestelmään – HubSpot Deals, Quotes ja tuotekirjasto
Tarjousten laatiminen, käsittely ja lähettäminen ovat iso osa myyntitiimin jokapäiväistä työtä. Varsin usein tarjoukset vielä koostetaan erillisinä tiedostoina PPT- tai Word-tyylisesti ja lähetetään sitten PDF-muotoisena asiakkaalle. Tällaisiakin projekteja voi seurata esimerkiksi HubSpotin Sales Pipelinen avulla, mutta luonnollisesti tämän kaltainen hallinta vaatii ainakin hieman manuaalista työtä. Vaihtoehtoisena tarjoushallintatapana on sähköinen tarjoushallinta, joka on yksi HubSpotin Sales Hubin työkaluista.
Sähköisessä tarjoushallinnassa koko tarjousprosessi kaikkine vaiheineen hoidetaan sähköisesti jonkin työkalun, kuten HubSpotin kautta. Kaikki vaiheet hoidetaan siis sähköisesti yhdestä järjestelmästä: tarjouspyynnön hallinta, tarjouksen laatiminen, tarjouksen lähettäminen, tarjouksen hyväksyminen ja tilausvahvistus.
HubSpotin sähköinen tarjoushallinta koostuu kolmen työkalun kokonaisuudesta: Deals (myyntiprojekti), Quotes (tarjous) ja Product library (tuote- ja palvelukirjasto). HubSpotin Deals-kokonaisuus onkin esitelty blogissa jo ylempänä – myyntiprojektit sekä niiden seuranta ovatkin tärkeä osa tarjoushallintaa. Myyntiprojektien etenemiseen kuuluu useita vaiheita, joissa tärkeänä osana on varsinainen ”tarjous lähetetty” -vaihe. Kun myyntiprojekti saadaan edistymään kohti tarjouksen lähettämisvaihetta, astuvat mukaan Quotes- ja Product library -työkalut.
HubSpotin tuote- ja palvelukirjasto Product Library on työkalu, jonka avulla yritys voi lisätä HubSpotiin omat tarjottavat tuotteensa ja palvelunsa. Näin ne saadaan mukaan paitsi myyntiseurantaan ja osaksi raportointia, myös sähköisestä tarjoushallinnasta varsinaiseen asiakkaalle lähtevään tarjoukseen. Tuote- ja palvelukirjastoon saadaan tuotua tai luotua kaikki tärkeimmät tiedot tuotteista ja palveluista, kuten nimi, kuvaus, SUK-tieto, hinta, omat kustannukset, sopimuksen kesto ja laskutussykli. Näiden avulla tuote- ja palveluhallinta on helppoa ja kaikki tiedot ovat aina käytettävissä suoraan jokaisen myyjän osalta, eikä niitä tarvitse luoda manuaalisesti joka kerta uudelleen.
HubSpotin Quotes-työkalun avulla luodaan varsinainen asiakkaalle toimitettava tarjous. Tarjouksen koostaminen on hyvin helppoa ja ohjattua, joten myyntitiimin aikaa säästyy huomattavasti. Tarjouksen visuaalinen rakenne on myös mahdollista rakentaa yrityksen brändin mukaiseksi. Jos käytössä on vähintään Sales Hub Professional, voi yritys rakentaa tarjouspohjansa kustomoidun tarjouspohjatyökalun avulla, jolloin visuaalisuudessa ei ole mitään rajoituksia.
Kun myyjä on kirjannut tarjouksen kaikki tiedot, tarjouksen lähettäminen tehdään suoraan HubSpotin kautta. HubSpot generoi automaattisesti linkin uudesta tarjouksesta, jonka voi yhdellä painikkeella lähettää asiakkaalle suoraan HubSpotin sähköpostityökalujen avulla. Tarjouksesta on toki mahdollista laatia myös PDF-tiedosto, jos yritys suosii tämänkaltaista lähetystapaa.
Myös tarjouksen hyväksyminen onnistuu täysin sähköisesti. HubSpotin Sales Hubista löytyykin valmiina sähköisen allekirjoituksen työkalu, jolloin koko tarjousprosessi on täysin sähköinen. Käyttämällä sähköisessä tarjoushallinnassa hyödyksi HubSpotin Workflows-kokonaisuutta, saadaan automatisoitua myyntiprojektin vaihemuutokset myyntiseurannassa. Kun asiakas hyväksyy tarjouksen, myyntiprojekti siirtyy automaattisesti myyntiseurannassa voitetuksi kaupaksi.
Helpota myyntitiimin toimintaa automaattiviestein – HubSpot Sequences ja Templates
Sähköpostien kirjoittaminen vie usein suuren osan myyntitiimin viikon työtunneista. HubSpotin Sales Hubista löytyy sähköpostien laatimiseen ja lähettämiseen pari työkalua, Sequences ja Templates.
Sequences on henkilökohtaisten sähköpostiviestien automaatiotyökalu, jonka avulla myyntitiimin sähköpostikulkuja voidaan toimittaa liideille ja asiakkaille automaattisesti. Sekvenssityökaluun voidaan rakentaa pitkiäkin työjonoja, joihin kuuluu erilaisia henkilökohtaisia sähköpostiviestejä sekä myyjälle syntyviä automaattisia soitto- tai tarkastustehtäviä. Sekvenssikampanjan voi kuka tahansa myyjä käynnistää manuaalisesti, mutta ne on mahdollista käynnistää myös automaattisesti tiettyjen kriteerien täyttyessä. Lisäksi sekvenssit toimivat niin, että mikäli vastaanottaja vastaa viesteihin, vastaus menee suoraan oikean myyjän sähköpostiin. Samalla kyseinen kontakti poistuu sekvenssikampanjasta, eikä hänelle lähde enää muita mahdollisia jatkoviestejä.
Templates-työkalun avulla myyntitiimin jäsenet voivat luoda usein toistuvista sähköpostiviesteistä valmiita pohjia, joita voi helposti ottaa tapauskohtaisesti käyttöön joko HubSpotin sisältä lähteviin viesteihin tai sähköpostityökalusta (Outlook ja Gmail) lähteviin viesteihin. Esimerkiksi ensimmäisen tapaamisen jälkeen lähtevä viestipohja saadaan rakennettua valmiiksi, jolloin voidaan säästää aikaa sekä varmistaa yhteneväinen viestintälinja koko myyntitiimille. Lisäksi sähköpostipohjiin voidaan lisätä Personalize-kenttien avulla määrityksiä niin, että viestiin hakeutuu automaattisesti esimerkiksi vastaanottajan nimi ja vaikkapa lähettäjän kalenterivarauslinkki.
Sovi tapaamiset automaattisesti ja helposti HubSpotin Meetings Toolin avulla
Erityisesti myynti- ja asiakkuustiimien edustajien työviikot koostuvat useista erilaisista asiakastapaamisista. Usein asiakastapaamisia sovitaan sähköpostin välityksellä niin, että asiakkaalle ehdotetaan kolme eri tapaamisajankohtaa ja nämä ajat merkitään itselle kalenteriin ylös ”placeholderina”. Pahimmillaan kalenteri on näitä täynnä ja aikojen sopimisessa kestää kauankin aikaa. Myös riski vääriin merkintöihin on suuri, kun ehdotellaan taas uusia ajankohtia suuntaan ja toiseen. HubSpotin Sales Hubin puolelta löytyy tähänkin ongelmaan työkalu, Meetings Tool.
HubSpotin Meetings Tool on tapaamisen sopimiseen suunniteltu työkalu, jonka kaikki HubSpotin käyttäjät saavat käyttöönsä. HubSpotin Meetings tool synkronoidaan käyttäjien oman työkalenterin kanssa (esimerkiksi Outlook tai Google), jonka jälkeen työkalulle asetetaan tarkemmat raamit, joiden välillä ja ehdoilla palavereita voi lähteä sopimaan. Kun kaikki asetukset on laitettu valmiiksi, voi oman linkkinsä lähettää suoraan asiakkaalle. Näin asiakas pääsee reaaliaikaisesta kalenterista varaamaan juuri itselleen sopivat ajankohdat. Tapaamisten kesto on myös mahdollista määritellä ja samassa yhteydessä asiakkailta voidaan jo kerätä tärkeitä tietoja lomakkeen avulla.
Tapaamislinkkiä voi lähettää eteenpäin sähköpostin avulla, mutta sen saa lisättyä kätevästi myös esimerkiksi oman sähköpostin allekirjoitukseen. Lisäksi HubSpotin Meetings toolin näkymästä saa myös embed-koodin, joka voidaan upottaa verkkosivuston sisällön sisään.
Kun asiakas varaa Meetings Toolin avulla tapaamisen, molempien osapuolten kalentereihin lähtee automaattisesti kalenterimerkintä. Lisäksi tapaamisesta on saatavilla muistutuksia, jolloin ennen palaveria molemmat osapuolet saavat vielä pienen muistutuksen tulevasta tapaamisesta. Tapaamislinkkiin saa automaattisesti otettua mukaan myös Microsoft Teamsin tai esimerkiksi Zoomin etäpalaverilinkit, jolloin etätapaamisetkin on helppo järjestää.
Siirrä myynnin pelikirja HubSpotin Playbooks-työkaluun
Useimmilla myyntiorganisaatioilla löytyy omat pelikirjansa siihen, kuinka asiakkuuksia ja myyntiä yleisesti hoidetaan. Usein nämä dokumentit ovat kuitenkin irrallisia ja niitä hallitaan erilaisissa Word-tiedostoissa. HubSpotin Sales Hubista löytyy kuitenkin tähän reaaliaikainen ja helppokäyttöinen työkalu, Sales Playbook.
Sales Playbookin eli myynnin pelikirjatyökalun avulla yritys voi rakentaa omia myyntiin liittyviä pelikirjoja suoraan HubSpotin CRM- ja myynnin seurannan työkalujen sisälle. Näin yksi tärkeimmistä myynnin työkaluista on integroitu järjestelmän sisälle ja on helposti käytettävissä kaikkien muiden myyntiin ja asiakkuuksiin liittyvien työkalujen yhteydessä.
HubSpotin Sales Hubin Playbook -työkalulle voi rakentaa useita erilaisia pelikirjoja, joilla on erilaisia käyttötarkoituksia. Kirjastosta voi löytyä omat pelikirjat perehdyttämisprosessille, liidien tunnistamiseen ja esimerkiksi klousaamiseen. Tämän avulla yrityksen myyntitiimin toiminta on helppo saada pelaamaan yhteen ja toimimaan samoilla periaatteilla.
Playbook on suoraan yhteydessä myös HubSpotin CRM-työkalujen kanssa, jolloin pelikirjojen käyttäminen ja käyttöönottaminen on helppoa omien asiakkuuksien ja liidien sisältä. Kun esimerkiksi myyjä on menossa tapaamiseen, hän voi ottaa pelikirjapohjan käyttöönsä ja käydä läpi pelikirjassa olevat kysymykset asiakkaan kanssa. Tiedot voi kirjata suoraan järjestelmään, josta myös muut käyttäjät voivat niitä tarkastella.
Helppoa tehtävänhallintaa HubSpotin Tasks-työkalulla
Kuten HubSpotin CRM Hub -blogissa kerrotaan, myyntiimin jäsenten tehtäviä voi seurata Tasks-työkalulla. Käyttäjät voivat tehdä itselleen ajastettuja muistutuksia, joiden avulla rakentuu omaa tehtävänäkymä siitä, mihin asioihin tulisi seuraavaksi tarttua. Tämä yhdistettynä HubSpotin Sales Hubin myyntiseurantaan tarjoaa kaikki tärkeimmät deadlinet helposti myyjän nähtäville! Molemmat raportit saadaan rakennettua myös HubSpotin Dashboards -työkalun näkymille helpottamaan kokonaishallintaa.
HubSpotin Taskit on myös mahdollista integroida kalentereihin, jolloin kaikki HubSpotin järjestelmässä syntyneet manuaaliset ja automaattiset tehtävät siirtyvät nähtäville myös henkilöiden omiin kalentereihin (Outlook ja Google). Tehtävien deadlineja on siis helppo seurata myös kalenterista.
Dokumenttien hallintaa ja jakamista vaivattomasti HubSpot Documents -työkalulla
HubSpotin Sales Hubista löytyy myös työkalu myyntitiimin dokumenttihallintaa varten. HubSpotin Documents-työkalun avulla myyntitiimin käyttäjät voivat ladata HubSpotin dokumenttityökalulle kaikki tärkeimmät dokumenttinsa (kuvia, tekstitiedostoja ym.), joita voi sitten helposti jakaa omille asiakkaille ja liideille. Esimerkiksi erilaiset toistuvat tuote- ja palveluesitykset voi ladata valmiiksi HubSpotin palvelimille, josta HubSpotin käyttäjät voivat ottaa ne helposti käyttöönsä ja jakaa niitä eteenpäin joko HubSpotista tai esimerkiksi HubSpotin Sales Toolsin avulla suoraan sähköpostista. Tämän lisäosan avulla dokumentit on saatavilla helposti sähköpostilähetyksien yhteydessä.
Lisäksi HubSpotin Documents-työkalun kautta jaettuja dokumentteja pääsee seuraamaan myös Tracking-toiminnon avulla. Tämän avulla myyntitiimin henkilö saa automaattisia ilmoituksia, kun vastaanottajat avaavat ja tutkivat vastaanottamaansa tiedostoa. Samalla tästä saa hyvin kattavaa raportointia, jolloin myyjä pääsee näkemään, kuinka monesti tiedostoa on katsottu ja kuinka kauan aikaa sen parissa on vietetty.
HubSpot Sales Hubin raportointi tarjoaa kokonaisvaltaisen näkymän tilanteeseen
Raportointi, seuranta ja ennakointi ovat tärkeä osa myyntijohtajan päätöksentekoa. Jotta yritys pystyy tekemään oikeanlaisia ratkaisuja tulevaisuuden suhteen, tarvitaan myyntijohtajan käyttöön myös oikeanlaiset työkalut tarjoamaan tietoa päätöksenteon tueksi. HubSpot CRM -järjestelmän ajatus on tuoda kaikki liiketoiminnan osa-alueet yhteen järjestelmään, jotta kaikki tieto olisi helposti saatavilla päätöksen teon tueksi. Tämä koskee toki myös HubSpotin Sales Hubia, josta löytyy myös erittäin monipuolisia raportointimahdollisuuksia niin yksittäiselle myyjälle kuin myyntijohtajallekin.
HubSpot Sales Hubinkin puolella pääraportointityökaluna on käytössä Dashboards-työkalu, jolla pystytään rakentamaan erilaisia työpöytänäkymiä tärkeimmistä luvuista ja mittareista. Raportointityökalun avulla voidaan rakentaa myyntihenkilöille omat työpöytänäkymät, josta voi helposti seurata omaa tarjouskantaa, tulevia tehtäviä, aktiviteetteja ja reaaliaikaisesti omaa myyntiä sekä tavoitteita. Tämän avulla myyjä näkee kaikki tärkeimmät asiat yhdestä helposta näkymästä HubSpotin sisällä.
Myyntijohtajien käyttöön voidaan rakentaa erilaisia koko yrityksen tai yksittäisen myyntitiimin raportteja, joista myyntijohtaja voi seurata reaaliaikaisesti päivittyviltä raporteilta yrityksen myynnin tilannetta, ennustetta ja esimerkiksi avointa tarjouskantaa. Näiden HubSpotin Sales Hubin työkalujen avulla myyntijohtajan on helppo tehdä oikeita päätöksiä ja samalla pystytään ennakoimaan paremmin tuotannon näkymiä.
Osa raportointia on toki myös tavoitteiden asettaminen ja seuraaminen. Myös erilaisia myyntiin liittyviä tavoitteita voidaan rakentaa HubSpotin Sales Hubin työkaluilla. Näiden avulla myyntijohtaja voi rakentaa myyjä- ja myyntitiimikohtaiset tavoitteet suoraan HubSpotin CRM-järjestelmän sisälle. HubSpotin Sales Hubin tavoitteisiin voidaan rakentaa kontaktointiin, tapaamisiin, luotuihin tarjouksiin ja voitettuihin kauppoihin liittyviä tavoitteita, jolloin kaikkia tärkeimpiä mittareita voidaan seurata yhdellä työkalulla.
HubSpotin Sales Hubin käyttöönotto ja hinta
HubSpot Sales Hub on myynnin hallinnan ja seurannan järjestelmäkokonaisuus, joka löytyy suoraan omana kokonaisuutena HubSpot CRM -järjestelmän sisältä. HubSpot tarjoaa aidosti monipuolisia ja hyödyllisiä työkaluja niin moderniin asiakashallintana kuin moderniin myynnin seurantaankin. HubSpot CRM on järjestelmä, jonka tehtävänä on auttaa organisaatioitasi myymään enemmän!
HubSpot CRM -järjestelmän etu on se, että kaikki yleiset CRM- ja myynnin hallinnan työkalut on mahdollista saada käyttöön ilman kuukausittaista lisenssikustannusta! Jos organisaatio tarvitsee käyttöönsä lisätyökaluja, seuraavan tason investoinnit ovat alkaen 46 €/kk. Lisätietoja HubSpotin lisensseistä pääset lukemaan täältä. Järeimmät työkalut löytyvät Sales Hub Professional -tasolta, joka tarjoaa erittäin monipuoliset työkalut myynnin automaatioihin. Sales Hub Professionalin hinta on alkaen 414 €/kk.
On kuitenkin hyvä muistaa, että HubSpot CRM -järjestelmä on kuitenkin vain työkalu. Jos järjestelmää ei ole otettu kunnolla käyttöön tai jos sitä ei ole rakennettu sopimaan organisaation tarpeisiin, sen tarjoama lisäarvo katoaa ja järjestelmän käyttö jää hyvin suppeaksi. On siis tärkeää panostaa HubSpot CRM -järjestelmän ja myynnin seurannan käyttöönottoon heti alusta alkaen, jotta työkalusta saadaan rakennettua toimiva työkalu juuri teidän tarpeisiinne.
Myynninmaailma on sertifioitu HubSpot Platinum Partner ja olemme toteuttaneet asiakkaillemme useita kymmeniä erilaisia HubSpot CRM -järjestelmän käyttöönottoja. Toteutamme projektit aina räätälöidysti ja suunnitelmallisesti, jolloin HubSpotin järjestelmä saadaan rakennettua asiakkaan tarpeisiin sopivaksi työkaluksi. HubSpot CRM -järjestelmän käyttö on kuitenkin aina jatkuvaa tekemistä ja olemmekin asiakkaidemme kumppanina myös käyttöönoton jälkeen kehittämässä työkalua ja prosesseja eteenpäin sekä tarjoamassa käyttötukea! Jatkuvassa yhteistyössä asiantuntijamme pääsevät yrityksenne liiketoimintaan sisälle, jolloin voimme ehdottaa konkreettisia kehitysehdotuksia järjestelmän toiminnallisuuksien avulla.
Mitä muuta HubSpot mahdollistaa esimerkiksi markkinointiin ja asiakaspalveluun? Tutustu kattavaan artikkeliimme “Mikä on HubSpot? – Opas HubSpotin maailmaan“.
